どの会社も、できるだけ無駄を省き経費削減につなげる努力はしていることでしょう。ペーパーレスが進んできているとはいえ、まだまだ紙を使う機会はとても多いです。
印刷ミスや不要となった書類は保管しておき、裏紙を活用してメモ用紙にしたり、他の印刷物に再利用したりと、経費削減を目指して努力している会社も多いのではないでしょうか。
気づけばどんどん貯まっていく裏紙、複合機に当たり前のようにセットして裏側を活用していませんか？しかし、実際のところ、基本的には裏紙を複合機で再利用するのは推奨されていません。今回は、複合機で裏紙を活用する場合の注意点や、メリット・デメリットについてご紹介します。
複合機（コピー機）は裏紙で印刷ってしていいの？
冒頭でも少し触れましたが、基本的に複合機で裏紙を活用するのは、あまりおすすめではありません。かといって、出来ないわけではなく、現に多くの会社が裏紙を活用しているのではないでしょうか。
では、なぜ複合機に裏紙を使うのがおすすめではないのか。それは、用紙詰まりを起こしやすく、場合によっては紙詰まりを起こしたことで自分達で対処できなくなってしまう可能性があり、最悪の場合故障につながる恐れもあるからです。
その一方で、一部のメーカーには、裏紙印刷ができるように対応した機種もあります。印刷済み用紙の印刷メニューがあり、用紙選択を設定する際に選ぶことが可能です。
裏紙に対応する複合機かどうかは、それぞれのメーカーや機種によって異なるため、取り扱い説明書等で確認されることをおすすめします。
裏紙で印刷するメリット・デメリット
裏紙を活用することのメリット・デメリットについて見てみましょう。
メリット
コピー用紙の裏紙を活用するメリットは、やはりコピー用紙を節約することができる点にあります。裏紙を使うと、新しい紙の使用量を抑えることにつながり、コピー用紙にかかる経費を節約できるだけでなく、紙の無駄を防ぐことでエコにつながります。
デメリット
先程もご紹介しましたが、複合機で裏紙を活用するデメリットは紙詰まりを起こす可能性があることです。新品の紙に比べると、片面が印字された裏紙では静電気が起こりやすく、そのため本来ならば1枚の用紙を引き込んで印刷したいところ2枚以上引き込んでしまい、紙詰まりを起こしてしまいます。
裏紙をもう一度印刷で活用したい場合は、紙詰まりのリスクがあることを十分に理解する必要があります。静電気で紙詰まりの恐れがあることは避けられませんが、できるだけ折り目や穴などのない、綺麗な状態の裏紙を使うようにしましょう。こうすることで、必要以上に紙詰まりのリスクを高めずにすみます。
もし、紙詰まりが起こってしまった場合、多くの方は慎重に紙を引っ張ったりして詰りを解消しようとしますよね。しかし、自分で対処できない場合は業者に依頼する必要があります。業者に来てもらうにあたり、派遣費等がかかり、節約どころか大きな出費になってしまう可能性があるため注意が必要です。
さらに、裏紙を活用するデメリットは他にもあります。それは、情報漏洩のリスクが高まることです。個人情報や重要事項が記載された書類の管理は注意している会社がほとんどだと思われますが、人にはミスがつきものです。
きちんと管理しなければならない書類を、誤って裏紙として活用するものに混ぜてしまう恐れはゼロではありません。個人情報の漏洩は、会社の信用を大きく失うことにもつながり、決して軽視できる問題ではありません。
もっと簡単に経費削減する方法
裏紙を使用する大きな目的は節約ですが、それに伴うリスクは大きいことを認識しておきましょう。
そもそも、紙の無駄遣いや節約をするのであれば、裏紙を作らないことを意識しておくことが大切なのではないでしょうか。紙詰まりによる故障のリスクを避けるためにも、根本である裏紙を発生させない努力に目をむけてみましょう。
裏紙を作らないためにできること
裏紙が発生する大きな原因は、印刷ミスや発行部数の確認不足による余り、保管の必要のない書類の多さにあるのではないでしょうか。印刷ミスについては、印刷前にプレビューできちんと確認するひと手間を加えるだけで防ぐことができます。配布書類の部数についてはきちんと数を確認し、予備をつくるにしても多すぎないように注意することで裏紙の発生を抑えることにつながります。
そして、保管の必要がない書類については、予め両面印刷にするよう徹底しましょう。こうすることで、裏紙の発生をかなり抑えることができます。
経費削減はもっと簡単でリスクの少ない方法を
裏紙を使用する大きな目的は、節約ですよね。節約が目的なのであれば、もっと簡単でリスクの少ない方法を選択してはどうでしょうか。
印刷コストを下げることを目的とするならば、トナーやインク代といった紙以外の消耗品に目をむけてみましょう。トナーやインク代は、印刷コストを考える上でとても重要です。メーカーが販売しているトナーやインクにかかるお金、月々どのくらいかかっているのかご存じでしょうか。
これまでトナー代やインク代を意識していなかった場合は、あまり高いとは感じないかもしれませんが、互換インクや互換トナーに切り換えることでグッと安くなります。互換インクや互換トナーは、純正品と互換性のあるトナーやインクのことで、純正品に比べるとかなりの低価格であることが特徴です。
インクのチップスでは、様々なメーカーの互換インク・互換トナーを扱っています。実際に活用されている企業からは、印刷コストの削減につながったというご感想も多数寄せられています。
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