社会に出て働く上で、単に仕事をこなすだけでなく、円滑なコミュニケーションを取ることが求められます。ビジネスマナーは、社内外を問わず関係者との信頼関係を築き、業務をスムーズに進めるための基本となるものです。
特に、社会人として第一歩を踏み出す方や、社内外の人間関係を良好に保ちたい方にとって、ビジネスマナーは必要不可欠なスキルといえます。本記事では、ビジネスマナーの重要性と、具体的なポイントについて詳しく解説します！
ビジネスマナーとは？
ビジネスマナーとは、社会人として円滑に業務を進めるための礼儀や作法のこと。適切なマナーを身につけることで、円滑なコミュニケーションが取れ、信頼関係を築くことができます。
特にビジネスの場では、相手に好印象を与え、企業のイメージを向上させる役割も果たします。ビジネスマナーは単なる形式ではなく、相手を尊重し、良好な関係を築くために不可欠なスキルといえます。
社会人としてのビジネスマナー5つの基本
社会人にとって必要なビジネスマナーは数多くありますが、「挨拶」「身だしなみ」「表情」「言葉遣い」「態度」の5つはビジネスマナーの5原則と言われています。
仕事は人との繋がりとコミュニケーションが不可欠なので、新入社員として働く人は特に意識するべき項目です。
社会人のビジネスマナー① 挨拶
挨拶はビジネスマナーの基本であり、第一印象を決める重要な要素です。お辞儀の種類やタイミング、挨拶言葉など先ず形を身に付け、心のこもった挨拶ができるようにすることを意識しましょう。
挨拶をしっかり行うことで、円滑なコミュニケーションが生まれ、職場の雰囲気も良くなります。
社会人のビジネスマナー② 身だしなみ
ビジネスの場では、清潔感のある服装や髪型を心がけることが重要です。
第一印象はビジネスにおいて重視されるため、清潔であることはもちろん、会社全体のイメージを考えた身だしなみやTPOに合わせた服装が必要です。職業にもよりますが、例えば、「皺のないスーツ」「奇抜ではないヘアスタイル」「体型に合った洋服」等が挙げられます。
身だしなみを整えることは、相手に対する礼儀の一つであり、仕事への姿勢を示すものでもあります。
社会人のビジネスマナー③ 表情
表情は、相手に与える印象を大きく左右する要素です。挨拶やコミュニケーションをとる際、表情が明るい方が好印象ですよね。逆に、無表情や不機嫌そうな顔は、相手にネガティブな印象を与えてしまいます。
常に笑顔でいる必要はありませんが、「柔らかい表情」「笑顔」「相手の話を聞くときは興味を持って表情を作る」など、適切な表情を意識することで、相手に好印象を与えることができます。
社会人のビジネスマナー④ 言葉遣い
ビジネスシーンでは、言葉遣いが相手に与える印象を大きく左右します。適切な敬語を使うことで、相手への敬意を示し、円滑なコミュニケーションを図ることができます。一方で、誤った使い方をすると、相手に違和感を抱かせたり、信頼を損なう原因になりかねません。 場面に応じて、以下の3種類の敬語を正しく使い分けることが大切です。
- 丁寧語：語尾が「です」「ます」などの丁寧な表現を含む。
- 尊敬語：相手を立て、敬意を表す。「おっしゃる」「ご覧になる」など。
- 謙譲語：自分がへりくだり、相手に敬意を表す。「申し上げる」「拝見する」など。
会話では基本的に丁寧語を使用します。上司など目上の方に対しては、相手を高めて敬意を示す場合に尊敬語を、自分をへりくだることで相手を立てる場合に謙譲語を使います。
それぞれの基本的な表現を身につけ、状況に応じて適切に使い分けられるようになることが理想的です。
社会人のビジネスマナー⑤ 態度
態度は、相手に対する敬意や誠意を示す重要なポイントです。どんなに優れたスキルを持っていても、不適切な態度が原因で信頼を損なうことがあります。
仕事において、指導を受けた際にふてくされたり無口になったりする、嫌いな人に挨拶や返事をしないといった態度は、相手に不快感を与え、職場の人間関係に悪影響を及ぼす可能性があります。
さらに、立ち方、座り方、歩き方などの立ち居振る舞いは自己表現の一部であり、相手に与える印象が会社のイメージにも直結します。お辞儀の仕方で誠実さが判断されるように、日常のちょっとした仕草にも相手を大切に思う気持ちが表れるものですので、普段から自分の態度や立ち振る舞いに注意を払いましょう。
お辞儀に関するビジネスマナー
お辞儀は、相手への敬意を表す大切な動作です。丁寧で美しいお辞儀ができると、相手に好印象を与え、信頼関係を築くことにつながります。
ビジネスシーンでは、主に3種類のお辞儀がありますので、状況によって使い分けましょう。
- 会釈（15度）：軽い挨拶やすれ違い時に使用する。
- 敬礼（30度）：取引先やお客様への挨拶、訪問時・来客時に使用する。
- 最敬礼（45度）：謝罪や深い感謝の場面で使用する。
名刺交換に関するビジネスマナー
名刺交換は、ビジネスの場において初対面の相手との関係構築の第一歩となる大切な儀礼です。正しい渡し方・受け取り方を意識することで、相手に失礼のない印象を与えられます。
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目下の人から目上の人へ先に渡す
名刺交換は「訪問者が先に名刺を差し出す」のが一般的なマナーです。ただし、目上の人が先に差し出した場合は、それに合わせて対応します。 -
両手で渡し、両手で受け取る
渡す際：「○○会社の△△と申します。よろしくお願いいたします。」
受け取る際：「頂戴いたします。よろしくお願いいたします。」 -
名刺の扱い方
受け取った名刺をテーブルの上に無造作に置かず、名刺入れの上に丁寧に置く。複数人から名刺を受け取った場合は、座る位置に対応させて並べ、名前と顔を一致させやすくする。交換した名刺をすぐにしまわず、相手との会話中は大切に扱う。
これらを意識して、スムーズな名刺交換を心がけましょう。
電話・FAXに関するビジネスマナー
電話対応は、企業の第一印象を決める重要な要素のひとつです。電話口での話し方や対応の仕方ひとつで、相手に与える印象が大きく変わるため、丁寧で分かりやすい対応を心がけることが大切です。
また、電話は直接顔が見えない分、声のトーンや言葉遣いが特に重要になります。
同様に、FAXの送受信においても、相手に配慮したビジネスマナーを意識することが求められます。誤送信を防ぐための確認や、カバーページの添付など、基本的なルールを守ることで、スムーズかつ正確なやり取りが可能になります。
どちらも企業の信頼につながる大切な業務のひとつとして、適切な対応を心がけましょう。
電話応対のポイント
- 電話は3コール以内に取る。
遅れた場合は「お待たせいたしました。」と一言添える。 - 明るくハキハキとした声で名乗る。
「お電話ありがとうございます。○○会社の△△です。」 - 要件は正確に復唱し、メモを取る。
「○○の件について、承りました。」 - 不在の場合は適切に対応。
「○○はただ今席を外しております。折り返しご連絡いたしましょうか。」
FAXのマナー
- 送る前に相手に確認を取る。
「これから○○の資料をFAXでお送りしてもよろしいでしょうか。」 - 表紙（カバーページ）を添える。
送信先、送信者、件名、送信枚数などを記載。 - 誤送信した場合はすぐに連絡する。
「誤って送信してしまいました。申し訳ございません。」
メールに関するビジネスマナー
ビジネスメールでは、単に情報を伝えるだけでなく、相手にとって分かりやすく、かつ礼儀正しい内容を意識することが大切です。適切な言葉遣いや構成を心がけることで、円滑なコミュニケーションにつながり、信頼関係の構築にも役立ちます。
また、メールは記録に残るため、不適切な表現や誤解を招く表現を避け、簡潔かつ丁寧に伝えることが重要です。
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件名は簡潔に
ビジネスメールでは件名が大切です。なぜなら、多くは件名だけを見て、その重要度や内容を予測し、優先順位を付けてメールをチェックしていくことが多いからです。件名にはそのメールの用件がひと目でわかるような言葉を選びましょう。
例：「○○のご案内」「△△についてのご確認」 -
宛名を忘れずに記載
社外の人にメールをするときには「会社名」「部署名」「名前」という順番で書くのが基本です。相手が役職者なら「役職」を部署名の後ろに書きます。もちろん、名前の後ろには「様」と付けましょう。部署名などの切りのいいところで改行をするのもポイントです。
例：
○○株式会社 営業部
△△様 -
本文は簡潔かつ丁寧に
メールの要件は、できるだけシンプルにまとめましょう。だらだらと長く書くのではなく、伝えたいことを整理して、相手がパッと見て理解できるようにするのがポイントです。
まず結論を伝え、そのあとに補足や詳細を書くと分かりやすくなります。また、適度に改行したり、段落を作るなど、読みやすいレイアウトを意識するのも大切です。 -
署名をつける
名前、会社名、電話番号、メールアドレスなどを明記します。署名の形式や内容は会社によって決まっていることもあるので、確認しましょう。 -
送信前に誤字脱字や宛先を確認
送信ミスを防ぐため、慎重に確認してから送りましょう。
上座・下座に関するビジネスマナー
ビジネスシーンでは、会議室やタクシーなど、さまざまな場面で「上座・下座」の概念が重要になります。正しい席の位置を理解し、適切に振る舞うことは、相手への敬意を示すだけでなく、スムーズな人間関係の構築にもつながります。
特に取引先との商談や社内の会議では、席次のマナーが企業の印象を左右することもあるため、しっかりと押さえておきたいポイントです。ここでは、基本的な「上座・下座」のルールについて解説します。
会議室
- 上座：出入口から最も遠い席（役職の高い人が座る）
- 下座：出入口に近い席（目下の人が座る）
タクシー
- 上座：運転手の後ろ（目上の人が座る）
- 下座：助手席（運転手と会話する役割の人が座る/目下の人が座ることが多いが、状況に応じて変わる）
まとめ
ビジネスマナーは、相手に対する敬意を示すだけでなく、スムーズなコミュニケーションや信頼関係の構築に直結します。
今回紹介した「基本的なビジネスマナー」と「お辞儀」「名刺交換」「電話・FAX」「メール」「上座・下座」のマナーを意識し、実践することで、社会人としての評価を高めることができます。基本的なルールを押さえ、円滑なビジネスコミュニケーションを目指しましょう！
