簡単！エクセルとワードを使って宛名ラベルを作成、印刷する方法

宛名ラベルの印刷は、DM（ダイレクトメール）発送や年賀状の準備など、ビジネスでもご家庭でも活躍する場面が多いですよね。
「ラベルシールの印刷って難しそう...」と思われがちですが、実はエクセルとワードがあれば、誰でも簡単に宛名シールを印刷することができます。
この記事では、エクセルで名簿を作成し、ワードの差し込み印刷機能を使った宛名ラベルの印刷方法を、初心者の方にも分かりやすくご紹介します！

エクセルだけでラベル印刷はできる？

「エクセルだけでラベル印刷ができないの？」と疑問に思う方も多いのではないでしょうか。
結論から言うと、エクセルだけでも宛名ラベルの印刷は可能です。ただし、セルの幅や高さを手動で調整してラベルシールのサイズに合わせる必要があり、かなり手間がかかります。また、少しでもサイズがズレると印刷位置がずれてしまい、ラベルシールが無駄になってしまうことも...
そこでおすすめなのが、ワードの「差し込み印刷」機能を使う方法です。ワードには、各メーカーのラベルシールに対応した宛名ラベルテンプレートがあらかじめ用意されているので、製品番号を選ぶだけでレイアウトが自動設定され、印刷時のズレを防ぐことができます。
エクセルで名簿データを作成し、ワードで印刷レイアウトを設定する方法が、最も簡単で確実な方法です。

エクセルとワードを使った宛名ラベル・宛名シールの印刷方法

大まかな流れは、①エクセルで名簿作成 → ②ワードで差し込み印刷設定 → ③ラベルシール印刷の3ステップです。それでは、実際の手順を見ていきましょう。

まずは、エクセル上で宛名ラベル印刷用の名簿を作成します。一番上の行に、郵便番号、住所、会社名、氏名などの項目名を入れます。
※必要に応じて、住所3を追加したり、不要な項目は削除しても問題ありません。
2行目以降に、名簿データを記入していきます。

名簿リストができました。今回はこの24件の名簿データを宛名シールで印刷したいと思います。

エクセルで名簿のデータができたら、いよいよワードでラベルシールの印刷設定を行います。ワードには「差し込み印刷」という機能があり、今回はこちらの機能を使って宛名ラベルを印刷していきます。
まずワードを開いたら、タブメニューの「差し込み文書」をクリックします。

「差し込み印刷の開始」をクリックし、表示されたメニュー内、「差し込み印刷ウィザード」をクリックしましょう。

すると、ワードの右側に、差し込み印刷用のメニューが表示されます。
「文書の種類を選択」では、今回は宛名ラベルを印刷したいので、「ラベル」にチェックをした上で、「次へ：ひな形の選択」をクリックして次へ進みます。

まず、「ひな形の選択」では、①文書レイアウトの変更にチェックを入れます。
すると下に、②ラベルオプションという項目が表示されるので、クリックします。次に、ラベルシールのレイアウトを決めていきます。
ラベルシールのテンプレート設定を間違ってしまうと、印刷した時に実際の用紙とズレてしまうので、間違いなく設定する必要があります。
「ひな形の選択」では、①文書レイアウトの変更にチェックを入れます。すると下に、②ラベルオプションという項目が表示されるので、クリックします。

ラベルオプションメニューがポップアップされるので、お使いのラベルシールの製造元、製品番号を確認した上で、それぞれ選択していきます。ワードには各メーカーの宛名ラベルテンプレートが登録されているので、お使いの製品番号を選ぶだけでOKです。
今回は、A-ONE 28389というラベルシールを使うので、こちらを選択しました。
選択後、「OK」をクリックします。お使いのラベルシールの製造元、製品番号を確認し、入力

無事、宛名ラベルのレイアウトができました。
右側の差し込み印刷メニューの「次へ：宛名の選択」をクリックしましょう。

「既存のリストを使用」にチェックを入れた上で、「参照」をクリックします。

ファイル選択画面に移るので、先ほど作成したエクセルファイルを選択しましょう。

テーブル選択画面が開くので、エクセルのどのシートのデータを引用するかを選択します。
今回は「Sheet1」に名簿を記入しているので、「Sheet1$」を選択し、OKをクリックします。

名簿データが出力されました。各項目のデータに問題がなければ、「OK」をクリックしましょう。

名簿データを取り込むことができたので、差し込み印刷メニューの「次へ：ラベルの配置」をクリックしましょう。

どのような形式で宛名ラベルを配置するかを決めましょう。
今回はエクセルの1行目に、それぞれ項目を設けているので、「差し込みフィールドの挿入」をクリックします。今回はエクセルの1列目に、それぞれ項目を設けているので、「差し込みフィールドの挿入」

フィールド挿入画面が開くので、必要なフィールドを宛名シールに挿入していきます。
一般的に、「郵便番号」、「住所」、「企業名」、「氏名」の順で入力するので、その通りに挿入していきます。フィールド挿入画面が開くので、必要なフィールドをラベルに挿入していきます。

全ての宛名ラベルに反映されました。
差し込み印刷メニューの、「次へ：ラベルのプレビュー表示」をクリックしましょう。全てのラベルに反映されました。

エクセルの名簿リストのデータが全て反映されました。
内容に問題なければ、差し込み印刷メニューの「次へ：差し込み印刷の完了」をクリックしましょう。

「印刷」をクリックして、ラベルシールを印刷しましょう。

宛名ラベル印刷でよくある質問

Q. ラベルシールがずれて印刷される場合は？

A. まずはプリンターの用紙設定を確認しましょう。用紙サイズが「A4」になっているか、余白設定が正しいかをチェックしてください。また、ワードのラベルオプションで選択した製品番号が、実際に使用するラベルシールと一致しているかも確認しましょう。それでもズレる場合は、プリンターの給紙位置の調整や、ワードの「ラベルオプション」内にある「新しいラベル」から余白を微調整することで改善できます。

Q. エクセルの名簿を修正したら、ワードにも反映される？

A. はい、反映されます。エクセルの名簿データを修正・保存した後、ワードファイルを開き直すか、「差し込み文書」タブの「データソースの編集」をクリックすれば、最新のデータが反映されます。ワード側で再度印刷設定をやり直す必要はありません。

Q. 途中のラベルから印刷したい場合は？

A. ラベルシールを途中まで使ってしまった場合でも、続きから印刷できます。差し込み印刷の完了画面で「印刷」をクリックした後、「レコードの印刷」で開始番号を指定すれば、途中のデータから印刷可能です。また、一度使ったラベルシールの途中から印刷したい場合は、「差し込み印刷の開始」→「ラベル」でラベル設定をした後、印刷開始位置を調整する方法もあります。